Thư xin việc có thể là một khái niệm tương đối mới đối với nhiều doanh nhân. Nhưng trên thực tế, thư đề xuất đóng vai trò tương đối quan trọng trong việc truyền tải thông điệp, tăng độ nhận diện thương hiệu hay mang về một lượng khách hàng tiềm năng.

Cách này hiệu quả nhưng việc tạo ra một hệ thống thư ngỏ hiệu quả không hề đơn giản. Vậy những điều cơ bản của một bức thư ngỏ là gì và đâu là bí quyết giúp chủ doanh nghiệp tạo ra một bức thư chào hàng hiệu quả nhất? Cho HIPCOOKING.COM biết trong các ý kiến ​​dưới đây.

1. Thư chào hàng là gì?

Thư chào hàng được coi là một phần của quy trình bán hàng, được thiết kế để thuyết phục khách hàng tiềm năng mua một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Khác với các phương thức bán hàng truyền thống, thư ngỏ chào hàng thường đến tay khách hàng dưới dạng văn bản hoặc email. Nó được coi là một trong những yếu tố không thể thiếu khi marketing trên Internet.

Thư ngỏ chào hàng – Công cụ truyền thông và bán hàng hiệu quả

Trên thực tế, mục tiêu cuối cùng của thư đề xuất là thuyết phục người đọc mua sản phẩm mà bạn muốn tiếp thị qua thư. Do đó, thư chào hàng cần đảm bảo đáp ứng những yêu cầu tối thiểu, giúp người đọc hiểu được họ sẽ nhận được những lợi ích cụ thể gì khi mua hàng. Ví dụ: cách sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có thể giải quyết vấn đề hoặc nhu cầu của người dùng.

2. Quy trình tạo nên một lá thư chào hàng

Xác định đối tượng khách hàng

Trước khi bắt đầu viết thư chào hàng, hãy xác định rõ những gì bạn muốn quảng bá cũng như đối tượng khách hàng mà bạn sẽ tiếp cận. Có thể mất nhiều thời gian nhưng nếu không có sự chuẩn bị thì hoàn toàn có thể tạo nên tính cách không hiệu quả. Và làm bạn tốn nhiều thời gian mà lại không mang lại kết quả như mong muốn.

Thư ngỏ của bạn nên được gửi đến những khách hàng tiềm năng đáp ứng các tiêu chí mà bạn đặt ra trong quá trình nghiên cứu khách hàng.

Khách hàng mục tiêu bạn hướng đến trong thư ngỏ của mình là ai?

Khi bạn đã chọn được danh sách khách hàng, đừng quên bắt đầu thư của bạn bằng lời chào cùng với tên của họ. Bởi vì dù khách hàng của bạn là ai, họ sẽ không cảm thấy thoải mái khi nhận những bức thư “dường như được gửi hàng loạt” như “Dear Sir/Madam”.

Việc cá nhân hóa thư đề xuất và gọi đích danh người đọc sẽ giúp khách hàng cảm nhận được tầm quan trọng và giá trị của chúng, từ đó sẽ giúp họ chú ý và chú ý đến đề xuất của bạn.

Mục tiêu của thư chào hàng

Nhiều người nghĩ rằng một lá thư chào hàng nên có hiệu lực ngay lập tức. Tuy nhiên, thực sự thì hiệu quả của bức thư xin việc của bạn phụ thuộc rất nhiều vào mục đích của bức thư xin việc của bạn. Mục đích của nó có thể là để quảng bá thương hiệu, kích thích sự quan tâm hay khuyến khích mua hàng,…

Thư xin việc của bạn có thể không mang lại kết quả ngay lập tức, nhưng ít nhất bạn cần đảm bảo rằng 2 mục tiêu chính của bạn là cung cấp cho người đọc thông tin họ cần để tăng nhận thức về thương hiệu.

Đảm bảo rằng người đọc biết bạn là ai và bạn cung cấp những sản phẩm và dịch vụ gì. Bởi vì tại thời điểm này, họ có thể không muốn hoặc không cần những gì bạn cung cấp. Nhưng thư xin việc của bạn có thể tạo ra tác động tích cực nếu nó gây ấn tượng thành công với người đọc. Trong tương lai, họ chắc chắn có thể trở thành khách hàng tiềm năng của bạn trong tương lai.

Trình bày thư

Giống như nhiều loại văn bản khác, một lá thư đề xuất nên có phần mở đầu, thân bài và kết luận kỹ lưỡng.

Ban đầu, đây thường sẽ là phần giới thiệu của bạn với khách hàng, vì vậy hãy cho khách hàng biết lý do bạn viết thư. Và đừng quên thu hút sự chú ý của người đọc bằng một tiêu đề hấp dẫn. Dòng chủ đề thường không giới hạn ký tự, vì vậy bạn có thể tận dụng lợi thế này để trình bày thông tin quan trọng và tăng cơ hội mở thư có dòng chủ đề hấp dẫn.

Phần thân hay còn gọi là phần nội dung sẽ là nơi bạn cần làm nổi bật nội dung thu hút của sản phẩm cũng như quảng bá mục đích bức thư của mình.

Hãy chọn những tính năng giúp sản phẩm, dịch vụ của bạn nổi bật hơn trong mắt khách hàng. Điều này có nghĩa là đừng chỉ tập trung vào những tính năng bạn thích nhất, hãy tập trung vào những tính năng mà người dùng cần nhất. Vì khách hàng chỉ có thể chú ý đến bạn khi bạn “gãi đúng chỗ ngứa” của họ thay vì “nói” về mình mà thôi đúng không?

Ví dụ: “Với ít hơn 150 đô la, bạn có thể làm cho toàn bộ ngôi nhà của mình sạch sẽ và sáng bóng mà không cần phải ngửi thấy mùi hóa chất tẩy rửa.” Đây là một thông điệp có lợi mà khách hàng có thể thấy rõ ràng.

Sau khi giải quyết được vấn đề về nhu cầu, điều tiếp theo bạn phải làm là thuyết phục họ rằng mức phí họ đưa ra là hoàn toàn chính đáng. Cố gắng thuyết phục họ rằng những lợi ích mà họ nhận được từ các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn vượt xa chi phí của họ.

Bạn có thể trình bày nội dung chính dựa trên các nguyên tắc mà bạn muốn truyền tải để đảm bảo tác động tốt nhất đến người đọc:

khách hàng thực sự cần
khách hàng thực sự muốn
Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn cho khách hàng
Sẽ giúp giải quyết các vấn đề của khách hàng của bạn
Giúp cải thiện tương lai của khách hàng của bạn

Cuối cùng là phần kết luận với phần tóm tắt ngắn gọn những điểm chính và phương hướng thực hiện đề xuất hoặc chương trình mà bạn muốn truyền đạt.

Một trong những yếu tố quan trọng nhất nhưng thường bị bỏ qua là làm cho thư mời của bạn dễ đọc và dễ hiểu.

• Đừng cố “nhồi nhét” những khái niệm quá phức tạp hay “củng cố” mà sử dụng từ ngữ, giọng điệu thông dụng sẽ khiến khách hàng dễ tiếp thu hơn.
• Hãy luôn chú trọng ngôn từ với lối viết tự nhiên, dễ hiểu và ngắn gọn để khách hàng không cảm thấy khó chịu khi đọc thư xin việc của bạn.
• Đừng để lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng cũng như độ tin cậy và hiệu quả của thư đề xuất của bạn.

Đừng quên kêu gọi người đọc thực hiện hành động

Có rất nhiều thư bán hàng thực sự hiệu quả, khiến người đọc nhấp chuột và trở thành khách hàng tiềm năng. Nhưng những bức thư này đã bỏ lỡ cơ hội gọi lại lời kêu gọi hành động và hướng dẫn nếu người đọc cần chúng. Hãy luôn nhớ rằng, khách hàng tiềm năng sẽ không biết bạn muốn gì cho đến khi bạn nói cho họ biết phải làm gì tiếp theo.

Đừng quên thêm lời kêu gọi hành động để tăng chuyển đổi và phản hồi của khách hàng

Với nó, bạn có thể yêu cầu người đọc thực hiện hành động ngay bây giờ để tăng chuyển đổi. Vì thời gian phản hồi càng lâu thì tỷ lệ chuyển đổi càng thấp. Nó thường được triển khai với các chương trình khuyến mãi đặc biệt với thời gian giới hạn hoặc số lượng có hạn.

Và cuối cùng, đừng quên gửi lời chào, cảm ơn vì đã postscript một cách lịch sự. Chúng tôi không thể chắc chắn về lợi ích của nó hoặc độc giả có thực sự quan tâm đến nó hay không. Nhưng nếu không có nó, bạn có thể hoàn toàn lạc lõng trong mắt người đọc và khiến đề xuất của bạn trông không hoàn chỉnh.

Trên đây là những lưu ý mà các chủ doanh nghiệp nên nhớ để viết được một lá thư đề xuất hay nhất. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của HIPCOOKING.COM có thể giúp bạn hiểu được thư mời nhập học là gì và cần lưu ý những gì để quá trình giao tiếp, kinh doanh diễn ra thuận lợi.