Quản lý dòng tiền là gì? Làm thế nào để quản lý hiệu quả dòng tiền? Hãy đọc bài viết dưới đây để hiểu, trong kinh doanh cửa hàng bán lẻ.
Như với bất kỳ ngành nghề nào, hay trong cuộc sống hàng ngày, hiệu quả là vấn đề mà mọi người đều tìm kiếm và cố gắng đạt được. Đặc biệt là trong kinh doanh. Tiền không chỉ là mục tiêu mà còn là yếu tố cơ bản quan trọng để duy trì sự ổn định của quá trình kinh doanh. Có rất nhiều phương pháp mà chúng ta nghĩ đến, đề xuất hoặc sử dụng, nhưng chúng không hiệu quả. Vì vậy, đây là một số mẹo và thủ thuật cơ bản trong quá trình quản lý tiền mặt hiệu quả dành cho các doanh nhân. Cùng HIPCOOKING.COM tham khảo nhé.
Mục lục
1. Quản lý dòng tiền là gì?
Quản lý dòng tiền là quá trình giám sát và quản lý sự chuyển động của tiền và tài sản của một tổ chức hay cá nhân. Nó bao gồm việc sống chân lý với ngân sách, theo dõi thu chi, dự phòng tiền mặt trong trường hợp khẩn cấp, đánh giá rủi ro, tối ưu hóa lưu lượng tiền và việc giám sát các khoản vay và đầu tư. Dòng tiền là một phần quan trọng của kế hoạch tài chính để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của tổ chức hay cá nhân.
2. Tại sao cần quản lý dòng tiền trong kinh doanh?
Dù là công ty lớn hay cửa hàng nhỏ, dòng tiền cũng là vấn đề sống còn, nhất là trong kinh doanh, khi dòng tiền không ngừng tăng lên, đảm bảo sự ổn định của dòng tiền, mức độ an toàn hay ổn định của hoạt động kinh doanh. để sửa chữa nó. Ngay cả những chuyển động nhỏ cũng sẽ khiến các nhà giao dịch đau đầu khi tiền gặp rủi ro, đặc biệt là vấn đề chênh lệch giá và các khoản lỗ không giải thích được.
Vậy quản lý dòng tiền kinh doanh hiệu quả sẽ giúp ích gì cho các cửa hàng, doanh nghiệp?
- Giúp ổn định quy trình kinh doanh và giảm chi phí
- Hiệu quả là dấu hiệu đầu tiên của mức lợi nhuận cao
- Là một yếu tố quan trọng trong việc phát triển các chiến lược kinh doanh.
- Tốt sẽ giảm lỗ cho doanh nghiệp
- Xử lý tốt hơn các rủi ro kinh doanh bất ngờ hoặc trong thời điểm khó khăn
3. Cách quản lý dòng tiền hiệu quả trong kinh doanh bán lẻ
Quản lý tiền mặt rạch ròi từng khoản
Trong kinh doanh, bạn không cần biết mình có bao nhiêu tiền, tiêu bao nhiêu mà có thể sao cho phù hợp. Do hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và có tính chất khác nhau: tiền hàng, tiền trong quá trình kinh doanh, tiền lãi, tiền chịu rủi ro… và cần phải theo các nhóm khác nhau liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Với cách này, bạn không chỉ đảm bảo tính ổn định của tổng thể hoạt động kinh doanh mà còn dễ dàng tính toán tổng thu chi, các khoản lãi lỗ hay dễ dàng nắm bắt sơ hở nếu các khoản tiền không giống nhau. nhau
Có kế hoạch thu chi theo thời gian cụ thể
Để có thể quản lý dòng tiền hiệu quả và dễ dàng, bạn cần lập một kế hoạch cho mình, đơn giản nhất là bằng excel với đầy đủ hồ sơ và dự kiến số tiền sẽ chi trong thời gian sắp tới. Ngân sách cho từng khoảng thời gian cụ thể.
Ngoài ra, một kế hoạch cụ thể sẽ cảnh báo bạn về các sự kiện sắp tới như quảng cáo hoặc khuyến mãi để bạn có thể chuẩn bị trước các khoản chi tiêu, tính toán sao cho các khoản tiền khác không bị ảnh hưởng.
Dự trù chi phí phát sinh, rủi ro
Một lưu ý trong tiền mặt là luôn có một khoản phải chi để lường trước những sự kiện bất trắc hoặc những rủi ro không lường trước được nhằm tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Nếu bạn không lường trước được thì đôi khi rủi ro là rất lớn và bạn không thể xoay tiền kịp thời. hoặc vào thời điểm gần như toàn bộ số tiền của cửa hàng được dành cho việc trữ hàng, thì có nguy cơ việc kinh doanh sẽ gặp khó khăn lớn. Đây cũng là những lý do tại sao nếu việc tiếp xúc này diễn ra thường xuyên thì khủng hoảng nội bộ thường xảy ra, bất kể đó là công ty lớn hay cửa hàng nhỏ.
4. Top 4 công cụ quản lý dòng tiền trong kinh doanh
Quản lý tiền mặt bằng sổ sách
Một trong những công cụ lâu đời nhất mà chúng ta vẫn thường sử dụng trong cách truyền thống là giấy tờ và sổ sách. Với cách làm này khá hiệu quả cho những cửa hàng nhỏ tại nhà hoặc mới bắt đầu kinh doanh. Do lượng tiền mặt không lớn và rủi ro không cao nên việc tiền mặt theo phương thức ghi sổ vẫn hiệu quả.
Vì vậy, với hình thức này, cùng với việc hàng tồn kho, số tiền thu chi được ghi nhận và cộng tổng vào cuối mỗi ngày để xem lãi lỗ. Chi phí tiêu thụ nên được tính riêng: chi phí hàng hóa, thuê nhân viên, chi phí vận hành, v.v. Với những cửa hàng lớn như thế này, sẽ rất dễ thua lỗ. Bên cạnh đó, nếu bạn làm mất sổ cái thì toàn bộ thông tin về thu chi của cửa hàng sẽ bị mất và đó là một rủi ro lớn.
Quản lý dòng tiền bằng Excel
Quản lý dòng tiền bằng Excel, chủ yếu được các kế toán sử dụng với cấu trúc dạng bảng, cho phép đơn giản, tích hợp với nhiều phép tính. Phương pháp này được các cửa hàng quy mô vừa và kể cả cửa hàng lớn kinh doanh nhiều mặt hàng với dòng tiền ổn định áp dụng rộng rãi.
Hình thức này được thiết kế theo dạng cột, lưu trữ các thông tin về giao dịch, thu chi tiền mặt hàng ngày và các công thức tính toán được lập trình sẵn giúp cho việc được chính xác hơn. Hơn nữa, dung lượng lưu trữ lớn cho phép chúng ta lưu trữ một lượng lớn dữ liệu. Tuy nhiên, để sử dụng ứng dụng này hiệu quả, bạn cần biết cách tính toán và tạo file Excel để dòng tiền một cách khoa học, tổng thể, lưu trữ kết quả dòng tiền trên Excel. Để bạn có thể hiệu quả.
Hơn nữa, dữ liệu này là một tệp ngoại tuyến và người sẽ khó nắm bắt nếu nó không có trong cửa hàng. Nếu tắt nguồn trong quá trình chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu thì toàn bộ quá trình trước đó sẽ bị mất. Và nhìn chung, cách tính vẫn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của nhà kinh doanh.
Quản lý dòng tiền bằng Google Sheets
Google Sheets có thể coi đại khái là một file Excel trực tuyến, giao diện này cho phép bạn sử dụng hoàn toàn như một file Excel nhưng dữ liệu trong Google Sheets sẽ được lưu trữ trên đám mây và bạn sẽ truy cập được dữ liệu. hoàn toàn có thể tải về máy. để lưu trữ.
Quản lý dòng tiền bằng Google Sheets tối ưu hơn dòng tiền bằng Excel, tức là bạn có thể dễ dàng kiểm tra thu chi của cửa hàng mình ở bất cứ đâu chỉ cần có kết nối internet, với bất kỳ thiết bị nào. Đáng chú ý, Google Sheets có chế độ lưu tự động và cho phép nhiều người chỉnh sửa cùng lúc.
Tuy nhiên, khả năng của ứng dụng này còn một vài nhược điểm, giống như phiên bản offline. Bạn nên có một số hiểu biết về các chức năng trang tính. Hơn nữa, cách dòng tiền này cũng không phù hợp với các cửa hàng lớn, đặc biệt là chuỗi cửa hàng.
Quản lý tiền mặt với phần mềm quản lý bán hàng
Phần mềm bán hàng là “công cụ” tích hợp đầy đủ các quy trình nghiệp vụ thiết thực, nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí. Điểm hay nhất của ứng dụng này là ngoài chức năng dòng tiền, bạn còn có thể quản lý hàng hóa, tồn kho, khách hàng, nhân viên, báo cáo với nhiều ưu điểm so với cách truyền thống.
Phần mềm với nhiều ưu điểm vượt trội so với cách truyền thống.
Dòng tiền được ghi nhận chi tiết theo từng đơn đặt hàng, từng nhà cung cấp hay giải ngân khoản vay, trả lương nhân viên, chi phí khác… Hiệu quả kinh doanh thông qua chi phí nâng cao doanh thu, dòng tiền giảm đáng kể rủi ro thua lỗ, giúp cho việc xây dựng chiến lược kinh doanh trở nên đáng giá.
Ngoài ra, một ưu điểm mà các phương pháp trên không có được khi sử dụng phần mềm bán hàng để dòng tiền đó là khả năng đồng bộ bán hàng đa kênh. Nếu bạn chỉ bán hàng tại cửa hàng thì có thể áp dụng các cách trên vẫn ổn, nhưng khi bạn bán hàng online như bán hàng trên Facebook chẳng hạn thì dòng tiền sẽ khó hơn. .
Phần mềm bán hàng sẽ đồng bộ tất cả các dữ liệu như khách hàng, đơn hàng, khoản vay,… với phần mềm giúp bạn tập trung tại một nơi. Phần mềm sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về dòng tiền của doanh nghiệp cũng như xem báo cáo dòng tiền theo từng kênh bán hàng riêng biệt.
Dữ liệu phần mềm cũng được lưu trữ trên đám mây nên bạn có thể truy cập phần mềm mọi lúc, mọi nơi, từ mọi loại thiết bị, từ máy tính, máy tính bảng cho đến điện thoại thông minh. Hơn nữa, khi cửa hàng mất kết nối internet, dữ liệu nhập vào trong thời gian mất mạng cũng sẽ được đồng bộ ngay khi mạng được khôi phục.
Kết luận
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn quản lý tiền mặt cho cửa hàng của mình, từ phần mềm miễn phí cho đến phần mềm trả phí.
XEM THÊM TẠI: https://hip-cooking.com/
