PO hay Purchase Order là một khái niệm không còn quá xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh. Vậy PO trong thực tế là gì và nó có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp? Cho HIPCOOKING.COM biết trong các ý kiến ​​dưới đây.

1. PO là gì?

PO (Purchase Order) là một khái niệm về trật tự. Đó là một tài liệu kinh doanh được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để xác thực ủy quyền mua hàng. Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ.

po là gì

PO có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại

Đơn đặt hàng phải có đầy đủ các chi tiết của giao dịch kinh doanh, bao gồm giá cả mỗi đơn vị được hai bên mua và bán thỏa thuận, cũng như số lượng của từng mặt hàng được mua, các chi tiết như: kiểu dáng, màu sắc, …

Nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng phải được đánh số duy nhất để giúp dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai và khớp với hồ sơ vận chuyển.

2. Ý nghĩa của PO là gì?

Là một tài liệu quan trọng, PO có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp. Nó được coi là tài liệu dùng để điều tra, đánh giá các vấn đề liên quan đến đơn hàng.

Ví dụ, sau khi hợp đồng được hai bên ký kết, PO sẽ chứa số lượng hàng hóa, giá cả, điều khoản, điều kiện thanh toán cũng như nhiều điều khoản khác. Mục đích chính của việc tạo PO là tìm kiếm dịch vụ, hàng hóa để giao dịch hàng ngày thuận tiện hơn.

Với đầy đủ thông tin cần thiết, PO giúp đảm bảo tính pháp lý và yêu cầu nhập khẩu của người mua

PO cho phép người mua làm rõ tất cả các nhu cầu và mong muốn của họ thông qua nhà cung cấp. Hai bên có thể sử dụng trong trường hợp đơn hàng không đặt dưới hình thức đổi trả.

Cung cấp tài liệu chính thức về tình trạng giao hàng và giao hàng cho các nhóm Mua hàng, Tài chính và Vận hành. Khi đơn hàng được tạo, chi phí sẽ được thiết lập, giúp bạn đánh giá và xây dựng kế hoạch chi tiêu phù hợp hơn.

PO có tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp không có hợp đồng chính thức. Lúc này, PO có thể trở thành văn bản pháp lý nếu được nhà cung cấp chấp nhận.

Ngoài ra, PO cũng là một yếu tố quan trọng trong việc hợp lý hóa quy trình kiểm toán khi bạn đảm bảo quy trình phát hành, xử lý và ghi nhận đơn hàng.

2. Nội dung chính của PO

Để đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu cũng như đầy đủ thông tin cần thiết để xử lý đơn đặt hàng và mua hàng, PO bao gồm các yếu tố cơ bản sau:

  • Số PO
  • Ngày lập PO
  • Người bán/ người mua: Tên, thông tin liên hệ
  • PIC
  • Mô tả về hàng hóa/ sản phẩm
  • Số lượng hàng hóa/ sản phẩm
  • Thông số kỹ thuật của sản phẩm
  • Đơn giá
  • Tổng giá trị hợp đồng
  • Điều khoản thanh toán
  • Điều kiện giao hàng
  • Các điều kiện đặc biệt như Discount, FOC,…
  • Chữ ký của bên mua và bên bán

invoice

Invoice thường được lập sau khi hành động mua hàng đã diễn ra

3. Sự khác nhau giữa Invoice và PO là gì?

Invoice còn được gọi là hóa đơn, là một loại chứng từ được lập khi mua bán hàng hóa. Nhiều người nghĩ rằng PO cũng là một dạng hóa đơn, tuy nhiên trên thực tế hai khái niệm này không giống nhau và được phân tách rõ ràng bởi một số vấn đề sau:

  • Đơn đặt hàng (PO) sẽ được tạo khi người mua đặt hàng hàng hóa và dịch vụ. Trong khi đó, Invoice do người bán lập với mục đích ghi nhận giao dịch mua/bán và yêu cầu thanh toán khi hàng được chuyển đi.
  • Đơn đặt hàng được gửi cho người bán và hóa đơn được gửi lại cho người mua.
  • PO chỉ được tạo khi người mua có nhu cầu đặt hàng. Hóa đơn sẽ được tạo khi người mua mua hàng thành công. Hóa đơn sẽ được tự động kết xuất và quản lý công nợ trên Phần mềm quản lý hóa đơn.
  • PO thường yêu cầu làm rõ các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm và dịch vụ.
  • Trong khi đó, hóa đơn thông thường sẽ được sử dụng để làm chứng từ lưu trữ nhằm xác nhận việc mua bán cũng như hoàn tất quá trình thanh toán.
phần mềm in hóa đơn

Phần mềm in hóa đơn bán hàng tốt nhất

Quản lý đơn hàng, in hóa đơn nhanh chóng, tùy chỉnh mẫu hóa đơn cho cửa hàng.

4. Quy trình sử dụng PO

Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, quy trình mua hàng qua PO sẽ khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung các bước sử dụng và tạo PO sẽ tuân theo quy trình dưới đây:

Bước 1: Người mua tìm hiểu và quyết định mua sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Bước 2: Người mua sẽ cấp PO cho người bán để bắt đầu quá trình mua hàng.

Bước 3: Người bán sẽ nhận PO và xác nhận với người mua xem các điều khoản của đơn hàng có được đáp ứng hay không. Nếu người bán không thể đáp ứng yêu cầu của người mua, PO sẽ bị từ chối.

Bước 4: Nếu Người bán xác nhận giao dịch, Người mua sẽ tạo đơn hàng dựa trên số lượng hàng đặt trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo giao đủ số lượng hàng theo yêu cầu. người mua yêu cầu.

Bước 5: Sau khi tạo đủ số lượng đơn hàng, người bán có thể nhờ đơn vị hậu cần – tổ chức chuyên về vận tải, cung cấp dịch vụ vận chuyển tương xứng với lượng PO người mua gửi.

Bước 6: Người bán xuất hóa đơn cho đơn hàng. Ngoài ra còn có khả năng kiểm tra thông tin giao hàng một cách nhanh nhất cùng với số PO do người mua gửi để đảm bảo độ chính xác.

Bước 7: Sau khi kiểm tra hàng hóa, người mua sẽ thanh toán cho người bán theo các điều khoản trong đơn hàng.

5. Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?

PO là một trong những tài liệu quan trọng nhất đối với doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý PO đúng cách là yếu tố quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.

  • Quản lý các nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp phải cung cấp sự rõ ràng, dễ tiếp cận và dễ dàng cho các hoạt động mua sắm. Điều này sẽ làm cho việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác.
  • Tạo các giới hạn chi phí liên quan đến ngân sách bằng cách phân loại các sản phẩm và dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho và tách các giao dịch mua thành nhiều danh mục.
  • Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để kiểm soát chi phí và ngăn ngừa quản lý tài chính sai lầm. Có một quy trình phê duyệt phù hợp sẽ giúp bạn ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt là khi các đơn hàng trùng lặp được đặt cho cùng một sản phẩm.
  • Cung cấp các hạng mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng nhằm giúp duy trì dữ liệu đơn hàng chính xác. Do đó, giảm lỗi và đảm bảo rằng tất cả các chi tiết được điền chính xác, bao gồm các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả hoặc chi tiết vận chuyển cũng như thuế đối với hàng hóa.
  • Quản lý hồ sơ, tài liệu đảm bảo cho quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu trữ đúng cách để tránh mất mát, nhầm lẫn và đặc biệt là bảo mật tài liệu.
  • Quy trình hủy đơn hàng cần rõ ràng. Ngoài ra, khi PO bị hủy bỏ, cần có một tài liệu chính thức với thông tin liên quan và chữ ký phê duyệt. PO bị hủy phải được lưu trữ cùng với các tài liệu liên quan.
  • Đối với các cửa hàng bán lẻ, đơn hàng hay đơn mua hàng sẽ được quản lý nhanh chóng trên phần mềm quản lý bán hàng đảm bảo việc lưu trữ và quản lý hiệu quả.
  • Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng, nhập kho đến nhập hàng. Cùng với đó là việc quản lý chi tiết tất cả các nhà cung cấp và các khoản vay để tính toán chi phí nhập hàng và thanh toán đúng hạn.
  • Ngoài ra, bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm của từng nhà cung cấp dựa trên các báo cáo bán hàng trên phần mềm. Từ đó theo dõi yêu cầu của khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng cho phù hợp.

Trên đây là những thông tin quan trọng bạn cần biết về PO là gì và ý nghĩa của PO trong hoạt động kinh doanh. Hi vọng những chia sẻ trên đây của HIPCOOKING.COM có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả triển khai PO cũng như dễ dàng quản lý.

XEM THÊM TẠI: https://hip-cooking.com/