Để đạt được tốc độ tăng trưởng doanh thu nhanh chóng, doanh nghiệp cần phải không ngừng cải tiến nhằm đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. Do đó phương pháp Kaizen ra đời. Vậy phương pháp Kaizen là gì và lợi ích là gì? Bài viết dưới đây HIPCOOKING.COM sẽ có câu trả lời cho bạn.

1. Kaizen là gì?

Kaizen là một phương pháp quản lý và cải tiến liên tục được sử dụng trong các tổ chức. Nó bắt nguồn từ Nhật Bản và được áp dụng để tối ưu hóa quy trình làm việc và đưa ra các cải tiến nhỏ liên tục để tạo ra hiệu quả và năng suất cao hơn. Các quy trình và sản phẩm được thẩm định liên tục để phát triển theo hướng tốt nhất có thể. Được thực hiện thông qua các cuộc họp và đưa ra các phản hồi, đóng góp từ tất cả các thành viên trong tổ chức.

Khái niệm bao hàm rất nhiều ý tưởng. Nó liên quan đến việc làm cho môi trường làm việc hiệu quả và hiệu quả hơn bằng cách tạo ra một môi trường nhóm, cải tiến các quy trình hàng ngày, đảm bảo sự tham gia của tất cả nhân viên và làm cho công việc dễ dàng hơn, nhanh hơn, ít tẻ nhạt hơn và an toàn hơn.

Một triết lý kinh doanh của Nhật Bản tập trung vào việc nâng cao năng suất từng bước bằng cách thu hút sự tham gia của tất cả nhân viên và làm cho môi trường làm việc hiệu quả hơn.

Dịch là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Những thay đổi nhỏ được sử dụng trong Kaizen có thể bao gồm kiểm soát chất lượng, giao hàng đúng hạn, tiêu chuẩn hóa công việc, sử dụng thiết bị hiệu quả và loại bỏ lãng phí.

Mọi thay đổi của nhân viên có thể xảy ra bất cứ lúc nào và không nên diễn ra từ từ, mặc dù nhận ra rằng những thay đổi nhỏ bây giờ có thể có tác động lớn trong tương lai.

2. Phương pháp Kaizen là gì?

Một số mục tiêu chính của triết lý bao gồm kiểm soát chất lượng, giao hàng đúng hạn, tiêu chuẩn hóa công việc, sử dụng thiết bị hiệu quả và loại bỏ lãng phí. Mục tiêu tổng thể là thực hiện những thay đổi nhỏ theo thời gian để cải tiến. Điều này không có nghĩa là những thay đổi diễn ra dần dần; Đây chỉ là những thay đổi nhỏ có thể tạo ra tác động lớn trong tương lai. Cải tiến có thể đến từ bất kỳ nhân viên nào vào bất kỳ lúc nào. Mọi người đều có vai trò trong sự thành công của công ty, vì vậy mọi người nên cố gắng cải thiện công việc kinh doanh mọi lúc.

Nhiều công ty đã áp dụng phương pháp. Đáng chú ý nhất là Toyota, công ty này thực hiện phương pháp trong tổ chức của mình và coi đây là một trong những giá trị cốt lõi của mình. Trong hệ thống sản xuất, Toyota khuyến khích và trao quyền cho tất cả nhân viên tìm kiếm “sự cải tiến” và tạo ra các giải pháp tiềm năng.

Yêu cầu đối với Kaizen

Quan điểm truyền thống của Nhật Bản tuân theo năm nguyên tắc cơ bản: làm việc theo nhóm, kỷ luật cá nhân, cải thiện tinh thần, đạo đức và đề xuất cải tiến. Năm nguyên tắc này dẫn đến ba kết quả chính: loại bỏ lãng phí, quản trị tốt và tiêu chuẩn hóa. Lý tưởng nhất là bạn nên làm cho phương pháp ăn sâu vào văn hóa của công ty đến mức nó trở nên tự nhiên đối với nhân viên.

Tin rằng không có kết thúc hoàn hảo và mọi thứ đều có thể được cải thiện. Con người phải không ngừng phấn đấu để phát triển và đổi mới. Nguyên tắc cơ bản là những người thực hiện công việc hiệu quả nhất là những người hiểu rõ nhất về công việc/hoạt động đó.

Làm việc theo nhóm là cốt lõi, vì vậy các cuộc họp nhóm thường xuyên được tổ chức để thảo luận về các cải tiến trong công việc.

Kaizen và chu trình PDCA

Các cải tiến thường tuân theo định dạng của chu trình PDCA, viết tắt của Plan-Do-Check-Action. Phần “lập kế hoạch” liên quan đến việc vạch ra các thay đổi để mọi người biết điều gì sẽ xảy ra khi các nhóm cố gắng giải quyết vấn đề. “Làm” có nghĩa là giải pháp tốt nhất cho vấn đề. Bước “thử nghiệm” liên quan đến việc đánh giá giải pháp cho vấn đề để xem nó có hiệu quả hay không.

Khi một công ty thực hiện bước “hành động”, nó sẽ xác định liệu giải pháp có nên trở thành tiêu chuẩn của công ty hay liệu có cần thay đổi thêm hay không. Nếu các nhà quản lý quyết định thực hiện nhiều thay đổi hơn, quay lại giai đoạn lập kế hoạch và quá trình bắt đầu lại.

3. Kaizen 5s là gì?

5S bắt nguồn từ tên gọi Sản xuất tinh gọn – đó là một công cụ đơn giản nhằm loại bỏ lãng phí trong hoạt động sản xuất. Mỗi chữ “S” là viết tắt của một từ tiếng Nhật mà khi phiên âm sang chữ La Mã cũng bắt đầu bằng chữ “S”. Năm bước như sau:

Seiri – sắp xếp
Seiton – làm thẳng / sắp xếp theo thứ tự
Seiso – tỏa sáng
Seiketsu – tiêu chuẩn hóa
Shitsuke – duy trì

Viện Kaizen, một công ty tư vấn Quản lý tinh gọn, đưa ra những điều sau:

Tổ chức – Sắp xếp và tách biệt những thứ cần thiết và không cần thiết trong khu vực.

Sắp xếp theo thứ tự – Sắp xếp các vật dụng cần thiết để chúng ở nơi chúng ta có thể dễ dàng sử dụng. Xác định rõ ràng vị trí cho tất cả các mặt hàng để mọi người có thể tìm thấy và trả lại sau khi sử dụng.

Shine – Thường xuyên vệ sinh nơi làm việc và thiết bị để duy trì sự sạch sẽ của nơi làm việc.

Tiêu chuẩn hóa – Thường xuyên xem xét ba 5S đầu tiên và kiểm tra trạng thái của gemba (sàn nhà máy) bằng các quy trình tiêu chuẩn.

Duy trì – Thực hiện theo các quy tắc để duy trì tiêu chuẩn và tiếp tục cải thiện mỗi ngày.

Sau khi đạt đến bước thứ năm, quy trình sẽ bắt đầu lại một cách hiệu quả, dẫn đến cải tiến liên tục.

4. Các lợi ích của phương pháp

Mục tiêu xứng đáng

Một phương pháp cải tiến không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn cho nhân viên, khách hàng và tổ chức. Nguyên tắc quản lý này có thể được áp dụng cho hầu hết mọi loại hình kinh doanh. Công nhận và khen thưởng những nỗ lực của nhân viên. Bằng cách này, nó mang lại cho họ cảm giác có giá trị trong tổ chức.

Cải thiện tinh thần đồng đội

Một trong những ưu điểm là tinh thần đồng đội tốt hơn. Cách tiếp cận này giúp thúc đẩy tinh thần đồng đội vì nó mang lại lợi ích cho tất cả mọi người. Khi tất cả các thành viên cùng nhau giải quyết vấn đề, họ sẽ phát triển mối quan hệ và do đó xây dựng tinh thần đồng đội. Nhờ đó, nhân viên có thể làm việc với một góc nhìn mới mẻ, một tâm thế khách quan và không thiên vị.

Ngoài ra, làm việc theo nhóm giúp xây dựng sự hợp tác giữa các phòng ban. Điều này cho phép nhân viên có nền tảng khác nhau học hỏi lẫn nhau và cùng nhau giải quyết vấn đề. Vì vậy, một trong những ưu điểm là giúp nâng cao tinh thần đồng đội và hợp tác giữa các nhân viên.

Xây dựng kỹ năng lãnh đạo

Mỗi nhóm nên có một trưởng nhóm. Trưởng nhóm chịu trách nhiệm tổ chức và điều phối việc thực hiện nhóm. Trưởng nhóm đảm bảo rằng mọi người đều thực hiện tốt vai trò của mình. Trưởng nhóm cũng chịu trách nhiệm yêu cầu trợ giúp khi cần thêm nguồn lực. Tuy nhiên, không nhất thiết phải ở trong vai trò quản lý để đủ điều kiện trở thành trưởng nhóm. Như vậy, một ưu điểm khác là nó mang lại cho nhân viên cơ hội đảm nhận vai trò lãnh đạo.

Cải thiện hiệu suất làm việc

Một trong những ưu điểm chính là cải thiện hiệu suất công việc. Phương pháp giúp tăng chất lượng dịch vụ, cải tiến quy trình và nâng cao hiệu quả. Ví dụ, Công ty Sản xuất Toyota sử dụng trong quy trình sản xuất của mình. Đầu tiên, họ chạy chương trình riêng để đào tạo nhân viên cách lắp ráp ô tô. Sau đó, nhờ được đào tạo lặp đi lặp lại, các nhân viên của Toyota đã đạt được kết quả gần như hoàn hảo. Hơn nữa, để đạt được hiệu suất cao nhất, công ty đã quyết định loại bỏ những nhân viên không thực hiện theo yêu cầu. Bằng cách này, Toyota có thể giảm thiểu lỗi sản xuất và tối đa hóa năng suất.

Giảm thiểu lãng phí trong quy trình kinh doanh

Đây là một ưu điểm lớn khác . Giảm thiểu lãng phí là trách nhiệm của mọi thành viên trong công ty. Do đó, trách nhiệm của quản lý và nhân viên là xác định đâu là lãng phí trong quá trình kinh doanh. Với những thay đổi liên tục, họ có thể xác định và khắc phục nguyên nhân gốc rễ của sự lãng phí. Hơn nữa, các nguồn lực được sử dụng một cách thận trọng hơn và hoạt động kinh doanh trở nên hiệu quả hơn.

một ví dụ

Toyota có lẽ nổi tiếng nhất với việc sử dụng, nhưng các công ty khác đã sử dụng phương pháp này thành công. Dưới đây là ba ví dụ:

Lockheed Martin: Công ty hàng không vũ trụ này được biết đến với việc sử dụng hiệu quả cao để giảm chi phí sản xuất, hàng tồn kho và thời gian giao hàng.

Ford Motor Company: Khi Alan Mulally trở thành CEO của Ford vào năm 2006, hãng xe này đang trên bờ vực phá sản. Các nhà lãnh đạo đã sử dụng để thực hiện một trong những cuộc chuyển đổi doanh nghiệp nổi tiếng nhất trong lịch sử.

Xưởng phim hoạt hình Pixar. Pixar đã áp dụng một mô hình cải tiến liên tục để giảm nguy cơ hỏng bộ phim tốn kém bằng cách sử dụng các quy trình kiểm tra chất lượng và có thể lặp lại.

Phương pháp giúp doanh nghiệp đạt được thành công lớn. Không có doanh nghiệp nào phát triển nhanh chóng chỉ sau một đêm và đòi hỏi phải cải tiến liên tục cũng như thực hiện các thay đổi khi cần thiết. Sử dụng phương pháp này không chỉ giúp công ty ngày càng tiến bộ mà còn thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên.

Kết luận

Hi vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về phương pháp Kaizen và lợi ích của nó, đừng quên ghé thăm chuyên mục của HIPCOOKING.COM để cập nhật thường xuyên những thông tin hữu ích nhé!